一、功能及要求：
工作要求
(*)文书档案整理数字化要求
*)按照国家档案局和长沙县档案馆有关规定以及采购人的整理要求和规范对档案资料进行区分全宗、档案分类、组卷、整理、排序、编目、条目著录，按要求录入数据资料、装订、目录内页及档案盒面打印、入盒、案卷排列、入库、上架等档案整理服务。
*)对采购人需要扫描的档案进行扫描、图像处理、数据存储及合并、档案目录完善、校验、档案装订、 数据挂接、档案完整归还、数据检查等工作。
*)整理档案所需耗材包括档案盒、卷内目录、备考表等按采购人提出的质量参数、规格和制作形式的要求购置。
*)档案移交入馆。
(*)人事档案整理要求
*)对人事档案进行纸质档案分类、整理、编码。
*)对人事档案进行目录编写、录入等。
*)对人事档案进行扫描、图像处理、数据存储。
*)对人事档案案卷进行装盒。
(*)档案室改造要求
*) 密集架的采购及安装(*组)。
*) 具有隔热、防潮、防尘、防火功能。
*) 档案调阅区域设置(桌子、计算机、单机版档案管理系统，双移动硬盘互导数据)。
(包括但不限于门窗防盗、防尘等加固处理，房间地板安全荷载检测加固，防潮处理，专用空调系统、电力增容、专用消防设施安保、与本楼宇消防及安保数据对接兼容处理等)
二、相关标准：
(*)《中华人民共和国档案法》
(*)《档案与文件收集利用条例》
(*)《纸质档案数字化技术规范》(**/***-****)
(*)《档案著录规则》(**/***-****)
(*)《档案装裱技术规范》(**/***-****)
(*)《国家档案局*号令》
(*)《干部档案工作条例》
(*)《档案服务外包工作规范》**/***-****
三、技术规格：
*、档案整理要求
成交供应商必须严格遵守国家有关法律法规及相关档案主管部门相关文件的规定做好档案的整理服务，主要法规文件：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《纸质档案数字化技术规范》。
*、 著录要求
著录内容中，档案类信息著录错误应小于千分之一，档案数据信息要求全部与实体档案材料保持一致性。
*、扫描要求
(*)扫描方式：
根据卷宗幅面大小和纸张状况，选择高速扫描仪或平板扫描仪。
(*)扫描模式
采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率彩色******格式。
(*)扫描质量
扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。
遇有浮贴时，浮贴加原页扫*页，浮贴揭开之后原页扫*页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
扫描时不可折角、遮字、不得有杂物，如头发、纸屑等。
图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。
(*)图像处理
应对扫描后的图像根据实际情况进行图像拼接和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。材料不清晰的需要进行软件处理，确保图像文字清晰。
(*)图像质检
扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，对不符合质量要求的图像，需重新扫描后进行替换。
(*)数据分类挂接
针对于不同的案卷文件类别，将文件扫描挂接，确保每个卷宗材料归属于正确的案卷名下。数据挂接时需要对照实体与系统目录对应的影像进行一一核查，卷内目录应对应到相应页数的图像文件。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录挂接正确率达到**%以上。
如果案卷实体的目录与系统中的目录不符，需将系统目录按实体档进行修改，保证信息的一致性。
(*)数据质检
为保证项目的总体实施质量，要求中标方对数字化各环节进行全面检查，具体质检目标如下：
档案装订：检查所有档案的装订情况，差错率控制在万分之二以内。
扫描图像检查：漏扫率控制为零。
图像质量检查：检查所有图像的质量情况。
挂接检查：挂接正确率达到**%以上。
档案原始材料：***%不缺失。
(*)数据验收
采购方以抽检方式检查目录数据、图像质量及数据挂接的总体质量。
数据抽检率不得低于*％。
四、交付时间和地点：
地点：采购人指定地点。
时间：成交供应商，在接到采购人的入场通知后，一周内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，且在****年**月**日前完工，验收合格后提供一年的免费维保期。
五、服务标准：
整理、数字化流程应各环节应清晰可控，质量安全控制点合理有效。
(一)售后服务要求
说明服务支持方式。
售后服务期限：项目验收交付后提供 *年的售后免费服务。
售后服务响应时间：接到用户电话后*小时内响应，次日上门服务。
(二)验收要求：数据验收应遵循采购人对档案的相关要求。
档案实体验收：
逐卷交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，采购人将根据合同和相关法规向中标公司要求赔偿并追究法律责任。
检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。
(三)数据抽检
以抽检的方式检查已完成数据挂接的总体质量。数据验收时一个全宗号抽检的比率不得低于*%。
(四)验收指标
档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之二。
扫描图像：漏扫率为零。
数据挂接：挂接正确率**%(不含)以上。
档案原始材料：***%不缺失，不损坏。
(五)验收审核
在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购人验收；
全部档案验收合格后，须经采购人审核、签字后方有效；
如全部档案完成后不能通过验收的，视为成交供应商违约；按照如下方式承担违约责任：
(*)若档案的装订还原情况，差错率大于万分之二，每增加万分之一，甲方有权扣减****元。
(*)扫描图像漏扫率大于零，每发现一页漏扫情况，甲方有权扣减**元。
(*)挂接正确率低于**%(含)，每降低*%，甲方有权扣减 ****元。
(*)档案原始材料损坏的，每损坏、丢失一页，甲方有权扣减 ***元。
项目合同服务期限
成交供应商，在接到采购人的入场通知后，一周内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，且在****年**月**日前完工，验收合格后提供一年的免费维保期。
安全保密要求
*、保密措施
(*)供应商必须有严格保密制度。
(*)供应商在投标书中必须详细描述保密措施。
(*)所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。
(*)企业承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员。
(*)配置数字化加工管理软件，封***口，对存储介质进行有效控制。
*、保密责任
在档案整理数字化加工过程中造成的泄密事故，由成交供应商承担全部责任。
*、信息安全
(*)严格遵守有关保密、档案法律法规和采购人的有关规定。档案整理数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。
(*)成交供应商在签订合同时成立项目组。
(*)项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。
(*)签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。中标方须在合同中进行责任约定(签订安全保密责任书)；在工作期间必须遵守采购人的相关保密制度，严格执行采购人整理数字化工作档案安全管理及保密要求的规定。
(*)建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，工作人员不得携带手机进入现场不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、讨论档案内容。
(*)扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。
(*)加工现场不允许私自使用有移动存储设备，任何加工数据不能私自带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。
(*) 工作人员要求：拟派工作人员经采购人审核后，不得随意更换，未经采购人同意不得更换工作人员。
(*)中标方在项目完成、设备撤走时，所有存储设备交付采购人如项目组所有使用过的计算机硬盘、移动硬盘及服务器等。
(**)中标方需在项目现场安装全方位监控系统，向采购人提交工作期间所有监控记录，以便采购人随时查看。
六、验收标准：
验收要求：数据验收应遵循采购人对档案的相关要求。
档案实体验收：
逐卷交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，采购人将根据合同和相关法规向中标公司要求赔偿并追究法律责任。
检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。
数据抽检
以抽检的方式检查已完成数据挂接的总体质量。数据验收时一个全宗号抽检的比率不得低于*%。
验收指标
档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之二。
扫描图像：漏扫率为零。
数据挂接：挂接正确率**%以上。
档案原始材料：***%不缺失，不损坏。
验收审核
在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购人验收；
全部档案验收合格后，须经采购人审核、签字后方有效；
如全部档案完成后不能通过验收的，视为成交供应商违约；按照如下方式承担违约责任：
(*)若档案的装订还原情况，差错率大于万分之二，每增加万分之一，甲方有权扣减****元。
(*)扫描图像漏扫率大于零，每发现一页漏扫情况，甲方有权扣减**元。
(*)挂接正确率低于**%(含)，每降低*%，甲方有权扣减 ****元。
(*)档案原始材料损坏的，每损坏、丢失一页，甲方有权扣减 ***元。
七、其他要求：
*、付款方式和付款时间：合同签订后预付合同总额的**%，项目通过整体验收后支付**%(采购人有权按照合同约定扣减相应款项后支付剩余金额)，质保期满，无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷，无息支付*%。上述款项均由中标人向采购人开具相应金额的增值税发票后**个工作日内支付到账。最终结算金额不得超过中标金额。
*、本项目采用综合单价包干方式采购，供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的材料购置以及产品运输保险保管、通过验收、质保期免费保修维护等所有人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。
*、投标人务必将档案整理扫描场地租赁费、水电费，整理扫描过程中所需的工作设备、工具、消耗材料、纸张费用、打印费用、各类损耗、相关税费、人员工资、社保费用和其他有关的所有费用计入成本。上述费用全部由成交供应商自行负责，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再另行支付。
*、必须由熟悉档案整理、清查及数字化管理人员专职负责且必须按照保密协议约定履行保密义务，未经采购人同意，不得更换工作人员；采购人有权更换不合格的专职人员，供应商需在*个工作日更换到位；若未经采购人同意更换工作人员或拒绝按照采购人要求更换工作人员的，供应商应按照****元/人向采购人承担违约金，若更换人员或拒绝更换人员超过*人，采购人有权解除合同，并供应商应按照合同总额的**%向采购人承担违约责任。
*、供应商提供专业服务的员工应依照《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国社保保险法》等法律法规的相关规定进行劳动关系管理，及时支付工资、购买社会保险。采购人与供应商不建立劳务派遣关系或类似关系，供应商应向其员工承担用人单位的全部责任。采购人不对供应商员工承担任何用人单位或用工单位的责任。
*、所有原始档案由供应商负责搬迁运至供应商所在地负责整理、保管，从档案交付给供应商之日至供应商将整理后档案移交档案馆或采购人止，档案毁损、灭失风险均由供应商承担，若发生丢失，供应商应按照***元/页承担违约责任，并供应商应赔偿由此给采购人造成的损失。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。
